6 Trucos maestros para Microsoft Word

¿Quién no ha despotricado nunca por culpa de Microsoft Word, símbolo de la burocracia? Aquí te ofrecemos 6 trucos y consejos para controlar las versiones Word 2010 y Word 2013.

El paquete ofimático Microsoft Word no es todo felicidad. Desde los estudiantes hasta los oficinistas, pasando por los que empiezan con la informática, nadie puede pasar de largo de Word. A lo largo de los años se ha convertido en la referencia en cuanto a edición de textos, para desgracia de sus detractores.

Para los que no están familiarizados con Microsoft Office o para los que quieren saber más sobre edición de textos, os presentamos 6 opciones de edición para convertirse en todo un profesional de Word.

Ajustar los ajustes de copiar y pegar por defecto en Word

Mezclar dos fuentes, interlineados distintos, colores de texto que cambian: pegar elementos de un fichero a otro de Microsoft Word puede ser una pesadilla.

Cuando haces clic derecho antes de pegar el texto, Microsoft Word propone tres opciones de pegado: Conservar formato original, Fusionar el formato, Conservar solo el texto.

Por defecto, el programa conserva el formato de la fuente cuando usas el comando Ctrl + V.

Por suerte, hay un modo de modificar la forma en que se copian y pegan los textos, desde las Opciones avanzadas. La clave: modificar el comportamiento por defecto de Windows para no tener que hacerlo cada vez que pegas un texto.

Para adaptar siempre el texto importado al formato del documento Word, hay que activar la opción Conservar sólo el texto como por defecto. Ello te simplificará mucho pegar elementos desde otros documentos.

Para hacerlo, haz clic en Archivo, arriba a la izquierda, Opciones, y luego en Opciones avanzadas. Ve a la sección Cortar, copiar y pegar. Elige la opción Conservar solo el textoy haz clic en Aceptar.

Ajusta a mano el interlineado y los espacios entre párrafos

En Microsoft Word, ajustar los espacios entre párrafos de forma precisa usando sólo la tecla Enter no es posible. Pero hay otra forma de hacerlo...

Imagina que quieres ajustar el aspecto de tu CV... veamos cómo ajustar a mano los espacios entre sus párrafos.

Selecciona la parte del texto que quieras, asegurándote que esta selección incluye espacio, haz clic derecho y luego haz clic sobre Párrafo.

Elige la opción Espaciado dentro de Sangría y espaciado.Aquí puedes ajustar manualmente los espacios que preceden y siguen a cada uno de los dos párrafos.

Modifica cómo pasar de mayúsculas a minúsculas en algunos clics

Además de poder pasar a mayúsculas en un clic, la opción Modificar caso, te da la opción de poner en mayúsculas una letra de cada palabra o la primera de cada frase.

Selecciona las palabras que quieres formatear (si es una sola palabra, simplemente pon el cursor sobre ella). Ve a la pestaña de inicio de Office, luego haz clic sobre el pequeño icono Aa.

Verás una lista con 5 opciones: Mayúsculas al inicio de cada frase, Mayúsculas, Primera letra de cada palabra en mayúsculas e Invertir mayúsculas/minúsculas. Elige el formato que te convenga.

Crea automáticamente una tabla de contenidos

Para crear una tabla de contenidos práctica de consultar en Microsoft Word, no existe gran misterio. Necesitas respetar los diferentes estilos propuestos por Microsoft Office y, antes de crear cualquier documento, recordar pensar en la estructura del texto completo.

Título 1, cuerpo del texto, subtítulos: los estilos predefinidos son claros y no deberían suponer grandes problemas.

Llega el momento de crear la propia tabla de contenidos. Para hacerlo, haz clic en el lugar en que quieres colocar la página (normalmente tras la portada o al final del documento). Haz clic luego en Referencias, y después en Tabla de contenidos para seleccionar una tabla automática.

Mueve párrafos enteros sin ningún problema

Utilizar correctamente los distintos estilos de Word te permite, no sólo crear tablas de contenidos en unos clics, sino también desplazar párrafos enteros sin afectar para nada la disposición del documento. La solución se llama Esquema. Veamos a continuación cómo se activa.

Dentro del menú Vista, haz clic en Esquema.

Además de ofrecer una visión general del documento final, esta pantalla permite mover párrafos enteros sin afectar al formato. En otras palabras, puedes reorganizar los títulos y el texto hacia arriba o hacia abajo.

Eliminar el menú que aparece cuando seleccionas un texto

Entre los elementos habituales en Microsoft Word, se encuentra la pequeña barra de herramientas que se abre automáticamente cada vez que seleccionas un texto.

El menú propone accesos directos a las opciones de edición más habituales: tamaño, color, etc. Sobre el papel, parece muy práctico, pero a la hora de usarla, es complicado saber qué es ese menú, durante cuánto tiempo está visible o dónde hay que apuntar para que se abra.

Es por ello que si quieres deshacerte del menú, puedes: haz clic en Archivo, Opciones, luego en General. Ahí, desactiva la casilla Mostrar barra de herramientas al seleccionar. Y listo.

Conocer estos 6 trucos de edición para Microsoft Word debería permitirte ganar unos minutos preciosos. Con un poco de suerte, y trucos como estos, es posible que tu  CV o tu carta de presentación marque la diferencia.